¿Quién no se ha desesperado cuando ha tenido que realizar algún trámite en la Administración? ¿Quién no ha tenido que volver a hacer innumerables colas cuando era nuestro turno al constatar que nos faltaba un sello en una hoja? ¿Quién no ha tenido la sensación que el 90% de los papeles a entregar en un trámite administrativo es simple paja?La verdad es que a día de hoy la enorme burocracia de las Administraciones Públicas sigue siendo un quebradero de cabeza para los ciudadanos de a pie no acostumbrados a su particular lógica.
Esta burocracia va desde un mero trámite para cambiar de nombre un vehículo hasta la presentación a concursos públicos, donde los pliegos de condiciones llegan a convertirse en verdaderas odiseas.
La Formación Continua Bonificada para trabajadores en activo no iba a ser menos, más si cabe cuando lo que se tramita son bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social de las empresas, es decir, dinero.
Muchos son los colaboradores que ven en esta montaña de documentación y en estos trámites un impedimento para que muchos de sus clientes puedan realizar y beneficiarse de este tipo de formación. A veces se llega hasta tal punto que hasta uno mismo duda de lo que realmente puede pedir la inspección de trabajo; de hecho, muchos aspectos quedan "diluidos" y poco claros en la normativa.
La cosa puede llegar a ser más engorrosa si cabe en la formación a distancia tradicional y en la formación on-line. Hasta el año pasado, la documentación a archivar en el expediente del curso no era mucho más complicada que la que se archivaba para la formación presencial tradiciona, incluso era más sencilla. Desde mediados de 2009 esto cambió, haciéndose necesario plasmar además de la documentación ya demandada anteriormente, partes de asistencia a distancia de los trabajadores, justificación de costes, etc.
Ante tantas novedades y requisitos, un día me dio por llamar a la Fundación Tripartita para que me contestaran una única y, a priori, sencilla pregunta: "Realizo formación on-line a través de una LMS (Learning Management System) o plataforma de formación, ¿qué registros y documentación he de conservar para justificar dicha formación ante una inspección?" Su respuesta me abrió un nuevo mar de dudas: los controles que se vayan realizando a lo largo del curso y los registros de acceso a la plataforma.
Según la normativa, la teleformación es aquel proceso formativo en el que el aprendizaje se desarrolla con el apoyo de Tecnologías de la Información y la Comunicación en línea. Esta situación te da la oportunidad de poder consultar directamente los contenidos on-line, o bien, descargártelos y consultarlos directamente en tu propio ordenador. Entonces... ¿qué pasa si un alumno ha entrado únicamente 2 horas en la plataforma para un curso de 30 horas? Teóricamente, y basándonos en la respuesta de la FTTE, nada. Ya que lo que justifica el avance del curso del alumno son los controles y el parte de estudios a distancia. Así, este tipo de formación y justificación variaría de los planes de formación gratuitos en los que sí que te exigen un mínimo de "presencia on-line" en la plataforma de formación.
Podríamos decir que la documentación que nos pueden pedir ante una inspección del curso en esta modalidad sería:
- Correcta comunicación del curso en la aplicación de la FTTE.
- Disponibilidad del teletutor en el horario especificado.
- Accesos de los alumnos a la plataforma.
- Constancia de los controles de seguimiento realizados por los alumnos (tareas y ejercicios de cada tema, controles periódicos, trabajo final, consultas a los tutores...).
- Parte de asistencia a distancia (para justificar básicamente que el curso se ha realizado dentro del horario laboral).
- Acuse de recibo de materiales, diplomas y encuestas de satisfacción, facturas, etc. (si la inspección es a posteriori).
En definitiva, será conveniente conservar toda aquella documentación que nos permita justificar que el alumno ha ido realizando el curso en las condiciones comunicadas a la Fundación Tripartita y que ésta ha ido cumpliendo los parámetros exigidos por la Ley.
Por propia experiencia, a medida que se van realizando cursos de formación en estas modalidades, el trámite administrativo se va automatizando y se convierte en un paso más que no supone grandes esfuerzos para las partes implicadas en la realización y justificación de la formación (Entidad Organizadora, Centros de Formación, Alumnos...). Así que sigo animando a todas las empresas a beneficiarse de las bondades de este sistema.
